Všichni teď píšeme několik e-mailů denně: podle toho, jak to udělat, respektujeme dobrá pravidla netikety
Příjemci
Je také nutné věnovat zvláštní pozornost příjemcům e-mailů: do pole „Komu:“ jsou zadáni přímí zájemci, kteří mají na žádost reagovat, zatímco v „Kopie:“ ti, kteří pouze „vzít na vědomí“ komunikaci. Odpověď na e-mail, když jste pouze ve znalostní kopii, není příliš zdvořilá, protože odpovídáte, aniž byste byli požádáni; v případě, že to musíte udělat, je dobré se omluvit a vysvětlit důvod. Můžeme například reagovat místo spolupracovníka nebo kolegy, který je mimo kancelář, nebo když je omylem zpochybněn v záležitosti, za kterou jsme přímo zodpovědní.
Soukromí
Je dobrým způsobem zachovat soukromí odesílatelů / příjemců, vymazat e-mailovou adresu odesílatele z textu (pokud přeposíláte e-mail, když příjemce nezná původního odesílatele) a použít skrytou kopii (nebo skrytou kopii, tj. slepá kopie), pokud potřebujete poslat stejnou zprávu více příjemcům, kteří se navzájem neznají.
Záhlaví a pozdravy
Obecně jsou e-maily méně formální než papírová písmena, takže se můžeme vyhnout vysoce znějícím vzorcům, jako je Dear, Dearest atd. Pokud však jde o obchodní nebo studijní korespondenci, je zdvořilé používat alespoň „pohana“. Podobně se v pozdravech můžeme vyhnout „Využíváme této příležitosti k tomu, abychom skutečně rozšířili vaši“, ale používejte stručnější vzorce respektu, například jako „Cordiali Greetings.“ Připomeňme si také, že v e-mailech chybí všechny neverbální komunikační prvky a že riziko nesprávného pochopení je následně velmi vysoké: v tomto okamžiku je navíc lepší poděkování, než být arogantní!
Tvar
Větší neformálnost média také umožňuje volnější vyjádření v textu: žádné notářské vzorce nebo fráze, výrazy jako „10 hodin“ - mnohem lépe 10. nebo 10. května tohoto měsíce - atd. Kromě toho je povoleno i neformálnější použití „vy“ při rozhovoru s kolegou nebo dodavatelem, i když jsme se s ním nikdy osobně nesetkali. Pokud na druhou stranu obvykle řekneme „ona“ příjemci e-mailu, budeme v tom pokračovat písemně, ale vyhneme se velkým písmenům v zájmenech, která zní trochu „starým způsobem“.
Přílohy
V dnešní době může většina poštovních schránek přijímat velmi velké soubory, ale často jsme připojeni prostřednictvím mobilních sítí a stažení souboru 10 Mega PDF může trvat dlouho. V těchto případech můžeme komprimovat přílohy pomocí vhodných programů - vždy se předem ujistěte, že je příjemce schopen je použít - nebo použít odesílací služby, jako je Přenos, vložením jednoduchého odkazu ke stažení do e-mailu. Vždy si pamatujte, že je lepší mít přiložené soubory poměrně krátké názvy, které neobsahují speciální znaky, jako je interpunkční znaménko, protože mohou způsobit problémy při překódování z jednoho systému do druhého.
Odpověď
V zásadě je dobré vždy odpovědět na e-mail, přinejmenším potvrdit, že k němu došlo, zejména je-li to výslovně požadováno: je nutné vždy zachovat stejné téma („téma“), aby se zachoval řádný historická struktura odeslaných a přijatých zpráv, jejich "hákování" jeden po druhém, případně se vyhnout odesílání nové zprávy pro již diskutované téma. Někdy je užitečné nebo nutné požádat příjemce e-mailu o potvrzení přijetí zprávy, jakési potvrzení přijetí: protože to není vždy zásadní, vyhýbáme se aktivaci této možnosti bez rozdílu, protože by se mohla stát otravnou. Je-li to vhodné, použijeme možnost odpovědět všem, která vám umožní přijmout zprávu s dalšími příjemci v kopii, aby mohli sdílet odpovědi této malé diskusní skupiny.
Spam
Často si neuvědomíte, že „hřešíte“ na spam, i když jste to předem neuvažovali, možná v zápalu nadšení zveřejňovat svůj produkt nebo službu nebo otevírat nové podnikání a posílat si reklamní zprávu bez rozdílu všem známé adresy. Toto je klasický příklad spamu, který - ve všech jeho formách - ostatní uživatelé sítě vnímají velmi špatně: ve skutečnosti jde o jeden z nejnepravdivějších a nejhrubších způsobů propagace, který často vyvolává negativní účinek, a to přesný opak toho, co se očekávalo.
Znovu si přečtěte, vždy a v každém případě
Bez ohledu na to, zda je naším příjemcem přítel, kolega, dodavatel nebo důležitý zákazník, vždy platí stejné pravidlo: přečtěte si text e-mailu alespoň dvakrát, všimněte si překlepů a - především - zkontrolujte, zda to, co máme napsaný je jasný a nedává se k nedorozuměním. Jedná se o povinnou akci, která - pokud ji zapomenete - v některých případech riskuje, že nás bude stát velmi špatně.
